"Déléguer ou stagner : Comment Alléger votre charge et renforcer votre équipe"

Objectif

L’objectif de délégation est de faire faire le travail par quelqu’un d’autre. Pas seulement des tâches simples consistant à lire des instructions et tourner un levier, mais aussi la prise de décisions et les changements qui dépendent de nouvelles informations. Avec la délégation, votre personnel a l’autorité pour réagir aux situations sans se référer à vous.

La délégation consiste à confier une partie du travail qui vous incombe à une autre personne et à lui conférer l’autorité de le faire. Le travail continue à faire partie de votre fonction et vous restez responsable du résultat final.

Dans tous les cas, assurez-vous que vous communiquez clairement avec le/la membre de l’équipe sur le degré d’autorité dont il/elle dispose pour prendre des décisions et à quel moment il/elle doit revenir vers vous pour une vérification. La tâche déléguée devrait représenter une nouvelle opportunité d’apprendre pour le collaborateur ; bien qu’une supervision appropriée soit nécessaire, il ne faut pas essayer de gérer les moindres détails.

A l’opposé, l’attribution de tâches fait référence à la distribution de tâches pour lesquelles les membres de l’équipe sont eux-mêmes responsables individuellement, dans la mesure où elles font partie de la description du poste (un article sur la « fiche de poste » à venir…)

Les avantages à déléguer

· La délégation de tâches augmente la motivation : les personnes se sentent valorisées et dignes d’un travail d’un niveau plus élevé.

· Elle donne la possibilité à l’équipe de faire face à des problèmes plus complexes.

· Elle aide les salariés à développer leurs compétences, leur créativité et leur esprit d’initiative.

· Elle donne au salarié un avant-goût de ce qui est demandé au niveau supérieur de gestion dans leur ascension hiérarchique.

·  Cela vous donne le temps d’effectuer les tâches que vous seul(e) pouvez exécuter.

·  Elle vous permet d’avoir des pauses sans vous soucier d’autres choses.

Quand NE PAS déléguer

Les occasions pour lesquelles la délégation n’est pas appropriée :

·  Les sujets confidentiels, en lien avec la santé ou la vie familiale

·  Les aspects financiers pour lesquels vous êtes seul(e) à pouvoir signer

· Les problèmes relatifs à la performance ou au comportement d’un membre de l’entreprise

· Un problème avec un client, un fournisseur ou un collègue dans lequel un salarié est impliqué

· Un dossier ou une affaire sensible pour l’entreprise, et dont l’issue peut avoir des conséquences déterminantes, on doit voir le patron.

Pourquoi les gens ne délèguent pas ?

La plupart des personnes choisissent de ne pas déléguer pour de multiples raisons, même lorsqu’elles savent que cela aurait du sens.

Et vous ?

Quelles excuses utilisez-vous le plus souvent pour éviter de déléguer quand vous savez que c’est ce qu’il faut faire ?

Prenez quelques minutes pour fermer les yeux et repensez à la semaine dernière, ou aux quelques semaines écoulées. Souvenez-vous de toutes les fois où vous avez voulu éviter de déléguer. Peut-être avez-vous délégué, peut-être pas. Cela n’a pas d’importance. Repensez, pour chaque occasion, à l’instant qui a précédé la prise de décision. Entendez à nouveau votre voix intérieure. Que disait-elle ? Quelles excuses entendez-vous ? Notez-les.

Excuses typiques

Combien en avez-vous trouvé ? Vous servez-vous souvent de la même ou en avez-vous quelques-unes à disposition ? Voici des excuses courantes. Notez celles que vous ou des personnes qui vous entourent utilisez.

“Cela irait mieux si je le faisais moi-même”

“Je ne veux pas surcharger mes collègues”

“Je ne veux pas perdre le contrôle”

" Il va me détester"

“Je n’ai pas le temps de déléguer”

“Je finirai par le refaire moi-même”

“Je ne sais pas comment déléguer”

“Si seulement j’avais quelqu’un à qui déléguer”

“Je veux rester indispensable”

“Je sais exactement comment je veux que ce soit fait ”

“Si je demande à cette personne de le faire, il/elle va me harceler toutes les cinq minutes”

« Je le ferai plus rapidement moi-même »

« Je n’ai pas envie de rattraper les erreurs après »

« Je n’ose pas demander »

La délégation dans les petites structures peut être particulièrement difficile en raison de divers facteurs propres à leur nature. Voici quelques difficultés courantes auxquelles les dirigeants de petites entreprises pourraient faire face lorsqu'ils envisagent de déléguer :

1. Taille réduite de l'équipe :

Dans uneTPE, l'équipe est souvent restreinte en nombre. Les dirigeants peuvent hésiter à déléguer par crainte de surcharger les membres de l'équipe déjà occupés.

2. Polyvalence des employés :

Les membres de l'équipe dans une TPE sont souvent polyvalents, portant plusieurs chapeaux. Le dirigeant peut être réticent à déléguer car il pense que personne d'autre ne peut aussi bien accomplir plusieurs rôles.

3. Manque de ressources financières :

Les TPE ont souvent des ressources financières limitées. Embaucher du personnel supplémentaire peut être difficile, ce qui conduit les dirigeants à conserver la majorité des responsabilités.

4. Confiance et contrôle :

Les propriétaires de TPE peuvent avoir du mal à faire confiance à d'autres pour gérer des aspects critiques de l'entreprise. Ils craignent de perdre le contrôle sur les opérations.

5. Communication informelle :

Dans les TPE, la communication est souvent informelle. Les dirigeants peuvent hésiter à formaliser le processus de délégation, ce qui peut entraîner des malentendus.

6. Formation limitée :

En raison de ressources limitées, il peut y avoir une absence de programmes de formation formels. Les dirigeants peuvent ne pas se sentir à l'aise de déléguer des tâches sans une formation adéquate pour les membres de l'équipe.

7. Préoccupations liées à la performance :

Les dirigeants de TPE peuvent craindre que la délégation entraîne une baisse de la qualité du travail ou des retards, en particulier si les membres de l'équipe ne possèdent pas les mêmes compétences ou niveaux d'expérience.

8. Charge émotionnelle :

Pour les entrepreneurs passionnés par leur entreprise, la délégation peut être émotionnellement difficile. Cela peut être perçu comme abandonner une partie de leur bébé à d'autres.

9. Manque de planification à long terme :

Certains dirigeants de TPE peuvent être tellement absorbés par les activités quotidiennes qu'ils négligent de planifier à long terme, ce qui rend difficile la délégation de tâches liées à la stratégie et à la croissance.

10. Crainte du changement :

La délégation peut être perçue comme un changement dans la dynamique de l'entreprise, ce qui peut susciter des résistances de la part de l'équipe.

Conseils pour surmonter ces difficultés :

Commencez petit : Débutez par déléguer des tâches moins critiques pour développer la confiance.

Investissez dans la formation : Assurez-vous que les membres de l'équipe sont bien formés pour les tâches qu'ils vont accomplir.

Communiquez clairement : Établissez des canaux de communication clairs pour éviter les malentendus.

Automatisez certaines tâches : Utilisez la technologie pour automatiser des processus, allégeant ainsi la charge de travail.

Évaluez et ajustez : Faites régulièrement le point sur les résultats de la délégation et ajustez les responsabilités au besoin.

En surmontant ces obstacles, les responsables peuvent maximiser les avantages de la délégation et permettre une croissance plus efficace de leur entreprise. Par ailleurs, leur santé et leur vie personnelle ne s’en porteront pas plus mal. Ils peuvent aussi se faire accompagner pour cela, sauf rares exceptions, « on ne peut pas être bon partout » !

Réagissez, faites-nous part de vos expériences en matière de délégation, bonnes ou mauvaises !

Vous vous interrogez sur vos pratiques, vous souhaitez évoluer, alors discutons-en, pour commencer…